Krećemo iz operator-perspektive: prvo definiramo što je cilj sustava, a ne kako će izgledati polica. U praksi biramo mjerljive ishode, primjerice: pronaći bilo koju knjigu u 30 sekundi i imati evidenciju pročitanog bez dodatnog opterećenja. Zatim odlučujemo hoće li knjižnica služiti posudbama, referenci ili opuštenom čitanju, jer to diktira strukturu.
Sljedeći korak je inventura u tri hrpe: zadržati, premjestiti, otpustiti (pokloniti ili donirati). Kod zadržavanja odmah označimo posebne skupine: klasici svjetske književnosti, krimići i detektivski romani, suvremeni hrvatski romani, te knjige za mlade čitatelje. Time unaprijed osiguramo da kasnije kategorije nisu preširoke i da se svaki naslov prirodno smjesti.
U postavljanju kategorija koristimo pravilo „najčešće pitanje korisnika”. Ako se u kući najčešće pita „imaš li još krimića?”, onda žanr postaje primarni ključ; ako se pita „gdje je lektira?”, onda dob postaje primarni ključ. Vodič kroz književne žanrove držimo kao referencu, ali dopuštamo iznimke za autore ili serijale koji se često čitaju zajedno.
Kad je shema dogovorena, uvodimo jednostavno kodiranje lokacije: polica–red–pozicija ili polica–zona. Ne treba posebna oprema; mala naljepnica na unutarnjoj strani police i šifra u zapisu su dovoljni. Operator u kućanstvu ovime dobiva mogućnost brzog vraćanja knjiga na mjesto bez rasprave o „točnoj” estetici.
Sustav za nove ulaze rješavamo kao mini-proces: karantena, odluka, smještaj. Karantena je jedna košara ili jedna polica za novokupljene i posuđene knjige, kako ne bi završile nasumično. Nakon kratke procjene (žanr, prioritet, kome je namijenjena) knjiga dobiva lokaciju i ulazi u dnevnik čitanja kao „planirano” ili „u tijeku”.
Dnevnik čitanja postavljamo tako da bilježi minimalno, ali korisno: naslov, autor, format, datum početka i završetka, ocjena i jedna rečenica dojma. Za recenzije novih izdanja dovoljno je dodati još dvije stavke: očekivanje prije čitanja i je li ispunjeno. Time se stvara osobna baza preporuka koja je konzistentna i nakon više mjeseci.
Za čitateljske izazove i ciljeve koristimo dvije razine: godišnji cilj (npr. broj knjiga ili sati) i tematske mini-ciljeve (npr. 6 klasika, 8 krimića, 4 suvremena hrvatska romana). Operator u rasporedu radi mjesečni pregled: što je završeno, što stagnira i što se realno može prebaciti. Važno je da ciljevi ostanu poticaj, a ne obveza; zato u planu ostavljamo „slobodne” slotove za knjige po raspoloženju.
Kad treba odabrati najbolje knjige za poklon, oslanjamo se na podatke iz dnevnika, ne na trenutni dojam. Gledamo koje su se knjige pokazale kao „sigurne preporuke” po žanru i koja je duljina ili stil dobro prošao kod sličnih čitatelja. Za mlade čitatelje bilježimo i dobnu prikladnost te razinu zahtjevnosti, kako se poklon ne bi pretvorio u pritisak.